Konkurs Ofert Nr 16/2025 „Świadczenie usług serwisowych programu Comarch ERP w 2026 roku dla HALDEX S.A.”

KONKURS OFERT NR 16/2025

ZAPYTANIE OFERTOWE

HALDEX S.A. zaprasza do składania ofert cenowych na: świadczenie usług serwisowych programu Comarch ERP w 2026 roku dla HALDEX S.A.

I. Szczegółowy zakres i sposób świadczenia Usług serwisowych Systemu

1. Rodzaje i zakres Usług serwisowych objętych zakresem przedmiotowym na rzecz Zleceniodawcy HALDEX S.A.:

Lp.	Usługi
1.	Usługi serwisowe polegające na przystąpieniu do usunięcia Awarii, Błędów krytycznych oraz Błędów zgłaszanych przez Klienta w Systemie
2.	Konsultacje telefoniczne/mailowe z zakresu Systemu

2. Moduły wchodzące w skład oprogramowania Comarch ERP podlegające serwisowaniu:

Administracja, Sprzedaż, Import, Zamówienia, Produkcja, Serwis, CRM, Księgowość, Środki trwałe, Business Intelligence Pakiet II, BI Point, HR Płace i Kadry, Modelowanie procesów, Interfej programistyczny, Obsługa terminalowa drukarek fiskalnych, XL e-sprawozdania, HRM.

3. Szczegółowy opis sposobu świadczonych Usług serwisowych

1) Zleceniobiorca zobowiązuje się do podjęcia działań serwisowych zgodnie z terminami określonymi w tabeli:

Awaria – 12 godzinny termin reakcji. Czas reakcji liczony jest w godzinach i dniach pracy, które będą ustalone w zakresie Umowy.

Błąd krytyczny – 24 godzinny termin reakcji. Czas reakcji liczony jest w godzinach i dniach pracy, które będą ustalone w zakresie Umowy.

Błąd – 48 godzinny termin reakcji. Czas reakcji liczony jest w godzinach i dniach pracy, które będą ustalone w zakresie Umowy.

• Awaria – firma nie może działać. System nie daje się uruchomić pomimo sprawnej infrastruktury.
• Błąd krytyczny – problem w funkcjonowaniu Systemu w zakresie głównych procesów biznesowych Zleceniodawcy, to jest w zakresie sprzedaży i obrotu towarowego, który uniemożliwia wykonanie części operacji lub wykorzystanie jakiejś funkcji w zakresie tych procesów, przez co powoduje wstrzymanie działania przedsiębiorstwa Zleceniodawcy.
• Błąd – problem w funkcjonowaniu Systemu niepowodujący utraty danych lub naruszenia ich spójności, niepowodujący wstrzymania działania żadnego z głównych procesów biznesowych Zleceniodawcy.

2) Zleceniodawca zapewnia system zgłoszeń – email, telefon.
3) Na wykonywanie Usług serwisowych ustalony zostanie miesięczny limit godzinowy płatny z góry ryczałtem. Po wyczerpaniu limitu usługi będą rozliczane godzinowo według ustalonej stawki.
4) Godziny świadczenia Usługi: 8:00-8:30 do 16:00-16:30.
5) Okres obowiązywania umowy 02.2026 r. do 31.01.2027 r.

II. Wymagania Zamawiającego i warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
2. Oferta powinna zawierać:

• opłatę miesięcznego zobowiązania (kwotę ryczałtu),
• miesięczny limit godzin wynikający z opłaty głównej,
• opłatę za godzinę pracy ponad miesięczny limit godzin niezmienną przez okres trwania umowy,
• koszt dojazdu w przypadku konieczności wykonania prac na prośbę Zamawiającego,
• do oferty należy dołączyć Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego Oświadczenie Oferenta.

3. Cena oferty musi uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją danego zadania.
4. Kryteria oceny – cena netto,
5. Termin związania ofertą: 60 dni od ostatecznego terminu składania ofert.
6. Warunki płatności – termin nie krótszy niż 14 dni.
7. Oferty należy składać osobiście lub listownie w jednym egzemplarzu na załączonym Formularzu ofertowym, w zamkniętej kopercie (z dopiskiem Dział Korporacyjny, KO nr 16/2025, nazwa Oferenta, temat zamówienia) w siedzibie HALDEX S.A. w Katowicach  40-951, Pl. Grunwaldzki 8/10, w Dziale Korporacyjnym pokój nr 542, w dni robocze w godzinach 7.00-14.00 lub przesłać drogą elektroniczną zabezpieczoną ofertę hasłem (np. przy pomocy 7-Zip, WinRAR) na adres Zamawiającego: przetargi@haldex.com.pl.
8. W przypadku składania oferty drogą elektroniczną Oferent zamieszcza hasło dostępowe do oferty w treści wiadomości mailowej wysłanej na skrzynkę o adresie e-mail: przetargi@haldex.com.pl, nie później niż do godziny 10:15 dnia 3.11.2025 r. Otwarcie ofert elektronicznych następuje przez ich odszyfrowanie za pomocą kodu/hasła dostępowego udostępnianego przez Oferenta Zamawiającemu w wyznaczonym terminie jw.
9. Termin składania ofert: do dnia 3.11.2025 r. do godz. 10:00. Liczy się data i godzina dostarczenia oferty do siedziby Zamawiającego/przesłania na wskazany adres e-mail.
10. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.
11. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
12. Zamawiający dopuszcza przeprowadzenie negocjacji z Oferentami, których oferty zostały złożone prawidłowo i zostały zakwalifikowane do dalszego etapu postępowania.
13. Tryb ogłoszenia wyników:

1. niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie odrębnym pismem Oferenta, którego oferta zostanie wybrana za najkorzystniejszą do zawarcia umowy,
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru ofert, unieważnienia konkursu bez podania przyczyny,
3. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu, z tytułu odrzucenia oferty.

14. Zamawiający nie przewiduje udziału Oferentów w otwarciu ofert.
15. Dodatkowych informacji o przedmiocie zamówienia udzielają:

• w sprawach formalnych: Anna Paradecka, tel. 32-786-95-75, a.paradecka@haldex.com.pl
• w sprawach technicznych: Jacek Walentek, tel. 32-786-95-37,  j.walentek@haldex.com.pl

16. Warunki udziału w postępowaniu w zakresie wiedzy i doświadczenia:

1. Oferent musi być umieszczony na Liście Partnerów Comarch, dostępnej na stronie internetowej https://www.erp.comarch.pl/lista-partnerow/wszystkie-produkty i w tym zakresie wykazać się wdrożeniami w dużych i średnich firmach oraz posiadać status Partnera Złotego lub Srebrnego lub Certyfikowanego i Referencyjnego,
2. Oferent musi wykazać, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn. w okresie ostatnich trzech lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy w tym okresie zrealizował minimum trzy usługi odpowiadające przedmiotowi zamówienia o wartości nie mniejszej niż 40 000,00 zł każda.
3. Do oferty należy dołączyć referencje, z których wynika spełnienie niniejszego warunku. Jeżeli Oferent w ww. okresie realizował usługę dla Zamawiającego o tożsamym zakresie, to Oferent ten nie jest zobligowany do złożenia dokumentu referencji.

III. Ochrona danych osobowych

1. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do ochrony udostępnionych danych osobowych, w tym do stosowania organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych zgodnie z zapisami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. i ustawy o ochronie danych osobowych z dn. 10 maja 2018 r.
2. Zamawiający i Oferent oświadczają, że dane osobowe Stron umowy zostaną wykorzystane wyłącznie w celu realizacji przedmiotu umowy.
3. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do przekazania Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego wszystkim osobom, których dane zostaną udostępnione Zamawiającemu.

Zał. nr 1 – Formularz ofertowy
Zał. nr 2 – Istotne postanowienia wprowadzone do umowy
Zał. nr 3 – Oświadczenie oferenta o przetwarzaniu danych
Zał. nr 4 – Oświadczenie